Komunikasi Bisnis

 

A.                PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Menurut Himstreet dan Baty dalam business communications : principles and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi anatr individu melalui suatu system yang biasa atau lazim, baik dengan symbol symbol, sinyal sinyal ataupun perilaku dan tindakan.  Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

Pada umumnya komunikasi paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dan proses peminfdahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara cara konukasi yang bisa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal sinyal nonverbal.

Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih yang masing masing memiliki budaya yang berbeda. Komunikasi dapat terjadi pada tingakat daerah, antar wilayah, maupun antar Negara.

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi , baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencdai tujuan tertentu.

B.                 BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim dihgunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.

1.      Komunikasi verbal

Merupakan bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan teerorganisasi dengan baik. Contoh :

·         Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.

·         Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media massa.

·         Berdiskusi dalam suatu kerja tim atau teamwork.

·         Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis secara lisan atau langsung

                                      

2.      Komunikasi nonverbal

Adalah komunikasi dengan menggunakan gerak tubuh, ekspresi wajah, sandi, symbol symbol, pakaian seragam sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh :

·         Menggeleng kepala untuk menunjukkan sikapp menolak atau keheranan.

·         Gambar pria atau wanita yang dipasang dipintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.

·          

C.                TUJUAN KOMUNIKASI

            Menurut Thill dan Bovve dalam Excellence in Business Communications, komunikasi menpunyai enam tujuan, yaitu:

1.      Memberikan informasi

2.      Mengatur alur suatu percakapan

3.      Mengekspresikan emosi

4.      Memberikan sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan- pesan verbal

5.      Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

6.      Mempermudah tugas- tugas khusus misalnya member contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar

D.                KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF

Melalui komunikasi secara lisan atu tertulis, diharapkan orang dapat memahami apa yang di sampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Aneka bentuk komunikasi verbal dalam bisnis dibagi menjadi dua :

1.      Pengirim pesan

 berbicara 30% dan menulis 9%

            bagi para pelaku bisnis penyampaian pesan secara tertulis relative lebih jarang dilakukan. Meskipun demikian bukan berarti komunikasi secara tertulis tidak penting, mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.

2.      Penerima pesan

Mendengar 45% dan membaca 16%

            Orang orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memperlukan ketrampilan mendengar dan membaca.

E.                 PROSES KOMUNIKASI

Menurut Bovee dan Thill, ada enam tahap dalam proses komunikasi :

1.      Pengirim mempunyai suatu ide/gagasan

2.      Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

3.      Pengirim menyampaikan pesan

4.      Penerima menerima pesan

5.      Penerima menafsirkan pesan

6.      Penerima member tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

F.                 KOMPONEN KOMUNIKASI

1.      Sumber/penerima adalah pemrakarsa suatu pesan.

2.      Penyandian/mengurangi sandi (tindakan pemberian arti symbol symbol pada pemikiran misalnya, memutuskan kata kata mana yang harus dikatakan atau ditulis disebut penyandian (encoding).

3.      Umpan balik tersusun berdasarkan informasi pesan pesan yang dikirimkan sebelumnya sedangkan umpan masa depan merupakan informasi pesan pesan yang akan dikirimkan pada masa datang.

4.      Saluran atau channel komunikasi adalah media tempat pesan pesan yng disampaikan biasanya digunakan lebih dari satu media

5.      konteks seluruh komunikasi terjadi dalam suatu konteks dari beberapa jenis. Konteks fisik meliputi ruang obyek nyata pemandangan. Konsepsi konteks menurut sosiopsikologis meliputi gfaktor factor seperti status orang, peran mereka dan kesungguhannnya dalam hubungan komunikasi.

6.      gangguan merupakan sifat yang melekat pada komunikasi. Komunikasi mengubah dan mencampuri penerima pesan. Gangguan fisik terdiri atas penglihatan, suara eksternal, cetakan buram dan warna warna yang membingungkan. Gangguan psikologis terjadi karena prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima.

G.                HAMBATAN KOMUNIKASI DAN CARA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Dalam setiap melakukan sesuatu pasti ditemukan hambatan-hambatan. Tidak terkecuali dalam melekukan komunikasi bisnis ini. Hambatan yang akan ditemui adalah;

1.      Iklim Komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan. Informasi dikuasai okeh pemimpin.

2.      Struktur organisasi yang besar dan berjenjang , distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.

3.      Filtering, pesan dirubah, diperpendek, atau diperpanjang.

4.      Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.

5.      Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.

6.      Status dan power.

Dari semua hambatan yang ada dalam sebuah komunikasi bisnis, terdapat cara mengatasinya apabila itu terjadi. Walaupun tidak ada yang mengharapkan hambatan itu terjadi, namun hambatan itu bisa saja terjadi dalam bentuk komunikasi apapun, karena komunikasi dilakukan dengan banyak jenis orang, dengan cara yang berbeda-beda. Cara mengatasinya adalah;

1.      Mendorng iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

2.      Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat.

3.      Mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.

4.      Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan.

H.                SYARAT KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1.      Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan

2.      Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3.      Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4.      Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas

5.      Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6.      Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7.      Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

I.                   GENRE DALAM KOMUNIKASI

1.      Komunikasi yg ditulis

·         Surat

·         Memo

·         Email

·         Laporan / White Papers

·         situs web

·         Bahan promosi

·         Lain dokumen tertulis

2.      Komunikasi lisan

·         Pertemuan

·         panggilan konferensi

·         panggilan telepon

·         presentasi

·         Rekaman video atau audio

·         Bentuk lain dari komunikasi lisan

3.      campuran Komunikas

·         situs web

·         Presentasi PowerPoint (lisan dan komunikasi tertulis)

·         kinerja ulasan

J.                  KOMUNIKASI INTERNAL DAN EXTERNAL

1.      Ruang lingkup komunikasi internal yaitu mencakup  Komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, (3) karyawan.

Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan sasaran komunikasi. Sikap setiap kelompok yang berada di dalam maupun di luar organisasi/lembaga bisnis yang mempunyai peran dalam keberhasilan organisasi/lembaga bisnis.

2.      Ruang lingkup komunikasi eksternal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pelanggan, (2) penyalur, (3) pemasok dan (4) agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi/lembaga bisnis.

K.                AUDIENCE- CENTERED APPROACH

L.                 ETIKA DALAM BERKOMUNIKASI

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 1996. Komunikasi Bisnis. Erlangga : Jakarta

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. PT. Erlangga : Jakarta

Wirasasmita, Yuyun . 2000. Komunikasi Bisnis & Profesional. PT. Remaja Rosdakarya : Bandung

http://www.aanchoto.com/hambatan-dalam-komunikasi-bisnis-dan-cara-mengatasinya.html

http://forzainterkomunikasi.blogspot.co.id/2012/10/pengertian-komunikasi-bisnis.html

http://xerma.blogspot.co.id/2014/04/komunikasi-internal-dan-eksternal-dalam.html